Đánh số trang là một phần thiết yếu của bất kỳ tài liệu viết nào, cho dù đó là một bài luận đơn giản hay một luận điểm phức tạp. Số trang giúp người dùng theo dõi tiến trình của tài liệu và nhanh chóng tìm thấy thông tin cụ thể. Bài viết này sẽ thảo luận về tính năng 'số trang' trong tài liệu MS Word. Chúng ta sẽ thảo luận về nhiều phương pháp thêm số trang ở các vị trí khác nhau trong đầu trang và chân trang của tài liệu.
Phương pháp thêm trang trong MS Word
Trong MS Word, có ba cách khác nhau để thêm số trang:
- Sử dụng “header” hoặc “footer” là phương pháp dễ dàng và phổ biến nhất.
- Sử dụng tính năng “Phần”. Phương pháp này cho phép bạn sử dụng các định dạng đánh số trang khác nhau trong các phần tài liệu khác nhau.
- Sử dụng hộp thoại “Số trang”. Phương pháp này cho phép bạn quản lý bố cục hoặc các khía cạnh của số trang.
Nếu bạn muốn sử dụng cùng một định dạng đánh số trang trong toàn bộ tài liệu của mình, hãy sử dụng phương pháp đầu trang hoặc chân trang. Tuy nhiên, nếu bạn cần sử dụng số trang ở các vị trí khác nhau trong tài liệu theo các kiểu định dạng khác nhau, bạn có thể sử dụng tính năng Phần hoặc hộp thoại Số trang.
Cách 1: Sử dụng Header hoặc Footer
Đây là phương pháp phổ biến nhất để thêm số trang trong MS Word. Việc này được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng, đồng thời mang lại cho bạn nhiều quyền kiểm soát đối với hình thức hiển thị số trang của mình. Hãy cùng khám phá phương pháp này theo các bước khác nhau:
- Mở tài liệu MS Word và nhấp hai lần vào đầu trang hoặc chân trang nơi bạn muốn hoặc cần thêm số trang.
- Nhấp vào nút Số trang từ thanh menu bên dưới tab đầu trang và chân trang.
- Lựa chọn vị trí và thiết kế số trang mà bạn muốn.
- Chọn tùy chọn Đóng Đầu trang và Chân trang hoặc nhấp vào nút Esc để áp dụng thiết kế cho đầu trang và chân trang.
tiêu đề
Chân trang
Bạn có thể sử dụng các tùy chọn số trang khác nhau có sẵn trong tài liệu Microsoft Word và một trong số đó là xóa số trang khỏi trang đầu tiên. Bạn có thể chỉ cần chọn tùy chọn Trang khác từ thanh trên cùng trước khi nhấp vào Đóng đầu trang và chân trang, nơi bạn muốn chèn số trang thay vì trang đầu tiên.
Để thay đổi định dạng số trang, hãy làm theo các bước được đề cập dưới đây:
- Bấm hai lần vào đầu trang và chân trang.
- Nhấp vào tùy chọn 'Số trang' từ thanh menu.
- Chọn tùy chọn 'Định dạng số trang từ trình đơn thả xuống'.
- Thực hiện các thay đổi mong muốn đối với phông chữ, kích thước, màu sắc và căn chỉnh/định dạng của số trang.
- Để đóng các hộp thoại, nhấn OK hai lần.
- Thực hiện lại quy trình tương tự: nhấp đúp vào bên trong khu vực đầu trang hoặc chân trang.
- Nhấp vào tùy chọn số trang được cung cấp ở tiêu đề trên cùng.
- Chọn Định dạng số trang.
- Bạn có thể nhập số trang bắt đầu thích hợp vào tùy chọn “Bắt đầu tại” của hộp bật lên xuất hiện trên màn hình.
- Các hộp thoại sẽ đóng lại sau hai lần nhấp chuột vào OK.
Để bắt đầu đánh số trang trên một trang cụ thể:
Bạn cần bắt đầu đánh số trang từ trang thứ bảy và đến đó.
Phương pháp 2: Sử dụng tính năng Phần trong MS Word
Tính năng Phần cho phép bạn sử dụng các định dạng đánh số trang khác nhau trong các phần khác nhau của tài liệu. Ví dụ: bạn có thể muốn sử dụng chữ số La Mã cho các trang giới thiệu của luận văn hoặc luận án của mình, sau đó chuyển sang chữ số Ả Rập cho nội dung chính của tài liệu. Hãy làm theo các bước được đề cập dưới đây để thêm số trang bằng tính năng Phần:
- Đặt con trỏ ở nơi bạn muốn bắt đầu đánh số trang—ở đầu phần.
- Điều hướng đến tab bố cục được cung cấp ở dải băng trên cùng.
- Nhấp vào nút Breaks trong nhóm “Page Setup”.
- Theo trình đơn thả xuống Phần ngắt, chọn Trang tiếp theo.
- Trong phần mới, bấm đúp vào đầu trang hoặc chân trang.
- Nhấp vào tùy chọn “Số trang” từ thanh menu trong nhóm ‘Đầu trang & Chân trang’.
- Chọn vị trí và kiểu đánh số trang bạn muốn.
- Nếu bạn muốn bắt đầu đánh số trang trên một trang nhất định, hãy chọn tùy chọn 'Định dạng số trang...' và chèn số trang bắt đầu mong muốn vào trường nút radio 'Bắt đầu tại' và chọn tùy chọn nút radio này.
- Để đóng các hộp thoại, nhấn OK hai lần.
- Lặp lại các bước 3–9 cho từng phần trong tài liệu mà bạn muốn sử dụng định dạng đánh số trang khác.
- Để xóa số trang khỏi một phần cụ thể trong tài liệu của bạn, hãy nhấp đúp vào khu vực đầu trang hoặc chân trang của phần đó và chọn 'xóa số trang'. Số trang được loại bỏ khỏi phần này.
Phương pháp 3: Sử dụng Hộp thoại Số Trang
Hộp thoại Số trang cho phép bạn kiểm soát tốt nhất hình thức của số trang. Bạn có thể sử dụng nó để thay đổi kiểu phông chữ, cỡ chữ, màu phông chữ, căn chỉnh số trang, vị trí và kiểu. Hãy làm theo các bước được đề cập dưới đây để thêm số trang bằng hộp thoại Số trang:
- Nhấp vào tab 'Chèn' từ thanh menu khi bắt đầu.
- Chỉ cần chọn nút Số trang trong danh mục Đầu trang & Chân trang.
- Chọn Định dạng số trang.
- Thực hiện các thay đổi mong muốn về định dạng đánh số trang, vị trí và căn chỉnh.
- Để đóng các hộp thoại, nhấp vào nút OK hai lần.
Trong các phần khác nhau của tài liệu, nếu bạn muốn áp dụng các định dạng đánh số trang khác nhau, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Chọn phần bạn muốn thay đổi định dạng đánh số trang.
- Bấm hai lần vào khu vực đầu trang hoặc chân trang.
- Nhấp vào tùy chọn 'Số trang' từ thanh menu trong nhóm 'đầu trang & chân trang'.
- Chọn tùy chọn 'Định dạng số trang...' có trong trình đơn thả xuống.
- Thực hiện các thay đổi mong muốn về định dạng đánh số trang, vị trí và căn chỉnh.
- Chọn hộp radio tùy chọn 'Bắt đầu tại' và đặt số trang vào đây từ nơi bạn muốn thêm.
- Nhấn OK hai lần để đóng từng hộp thoại trong số hai hộp thoại.
Lặp lại các bước 3-5 cho từng phần trong tài liệu mà bạn muốn sử dụng định dạng đánh số trang khác.
Để xóa số trang khỏi tài liệu của bạn, hãy nhấp đúp vào khu vực đầu trang hoặc chân trang, nhấp vào tùy chọn Đầu trang và chọn tùy chọn 'xóa tiêu đề' hoặc nhấp vào tùy chọn 'Chân trang' và chọn tùy chọn 'Xóa chân trang'.
Chọn phần để thêm số trang vào một phần cụ thể trong tài liệu của bạn, rồi làm theo các bước ở trên.
Bạn có thể sử dụng mã trường để cá nhân hóa định dạng số trang. Ví dụ: mã trường “NUMPAGES” có thể được sử dụng để đặt tổng số trang trong tài liệu của bạn.
Đối với “Mã trường”, nhấn CTRL + F9. Hình ảnh dưới đây sẽ xuất hiện. Cuộn con trỏ của bạn đến đó một chút; bạn sẽ thấy lệnh {NUMPAGES}.
Phần kết luận:
Thêm số trang trong Microsoft Word là một tính năng hữu ích cho phép bạn sắp xếp và điều hướng tài liệu của mình hiệu quả hơn. Bằng cách bao gồm số trang, bạn có thể dễ dàng tham khảo các phần cụ thể, theo dõi độ dài tài liệu của mình và tạo ra sản phẩm cuối cùng trông chuyên nghiệp. Việc thêm số trang có thể nâng cao khả năng đọc và cấu trúc của nó nếu bạn đang làm báo cáo, bài luận hoặc bất kỳ loại tài liệu nào khác. Ngoài ra, số trang mang lại nét chuyên nghiệp cho tài liệu của bạn, làm cho tài liệu trông bóng bẩy và có cấu trúc tốt hơn. Nhìn chung, việc kết hợp số trang trong tài liệu Microsoft Word của bạn là một phương pháp có giá trị giúp nâng cao chức năng và tính thẩm mỹ cho tác phẩm của bạn.